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Creazione di un software per il monitoraggio delle gare d’appalto basato su tecnologia Web Crawler

La partecipazione ad una gara d’appalto rappresenta un’opportunità di guadagno e di crescita tanto importante quanto impervia. È essenziale una buona ricerca delle gare e una buona valutazione della conformità di queste alle caratteristiche tecniche ed economiche dell’azienda che intende partecipare, come anche la predisposizione, in conformità alle prescrizioni previste, della documentazione necessaria.

La normativa sugli appalti pubblici è in continua evoluzione e la conoscenza degli aspetti più rilevanti delle procedure di gara è necessaria per evitare le esclusioni causate dalla mancanza dei requisiti formali.

Ad oggi AES (Authentic Enterprise Solutions) impiega 2 risorse esclusivamente nelle attività di ricerca gare, analisi della natura della gara, valutazione della conformità della stessa rispetto alle specifiche dell’azienda e predisposizione della documentazione. Il risultato è un dispendio di risorse impegnate in un continuo aggiornamento tanto delle informazioni relativamente alle procedure di gara, tanto delle normative sui contratti.

Il progetto di innovazione tecnologica proposto da AES prevede la realizzazione di un software di gestione gare in grado di automatizzare e integrare i processi. Il sistema è finalizzato alla ricerca ed al recupero automatizzato di contenuti riscontrabili su siti web della Pubblica amministrazione che siano collezionabili in insiemi di dati tipizzati rappresentativi di bandi della PA. Il sistema, effettuato il recupero dei dati prevede la tipizzazione, l’archiviazione e l’indicizzazione degli stessi tramite l’utilizzo di un database centrale posto alla base di un servizio centralizzato di aggregazione, ricerca e reportistica fruibile tramite interfaccia web dagli utenti abilitati.

In particolare, il software sarà in grado di:

• recuperare informazioni provenienti dai siti web delle Pubbliche Amministrazioni;
• estrarre contenuti specifici per realizzare collezioni tipizzate di bandi delle PA;
• effettuare ricerche di informazioni automatiche sulla scorta delle keywords di settore inserite;
• interrogare, analizzare e fruire dei dati immagazzinati.

L’introduzione del software permetterà di automatizzare il processo di ricerca delle gare, anche di quelle non pubblicate sui siti ufficiali, ricercando su più di 100 siti.

Attualmente il mercato non dispone di nessuno strumento in grado di effettuare ricerche automatiche. Impostando una seri di criteri prestabiliti su più livelli, il software sarà in grado di generali risultati e spedirli via mail agli account associati per ogni criterio di ricerca impostato. Si tratta di un monitoraggio continuo del web finalizzato non solo alla ricerca di gare adeguate al tipo di business ma anche all’aggiornamento in tempo reale della documentazione di gara e degli adempimenti normativi in riferimento alle informazioni collaterali al bando di gara. È un software intelligente che sa dialogare con i bisogni dell’utilizzatore, liberando le risorse dallo svolgimento di attività di ricerca, garantendo la massima precisione e massimizzando la produttività.

I risultati attesi sono un incremento del 40% della partecipazione a gare d’appalto da parte di AES e un incremento del 20% sull’indice di successo.

Il Piano Operativo del progetto si compone di 4 fasi. Attualmente

OBIETTIVI E RISULTATI ATTESI

Il mercato delle gare pubbliche ha assunto un’importanza crescente per le Imprese della Rete che, nonostante l’expertise sviluppato negli anni si trovano spesso a non avere completa visibilità delle gare d’appalto disponibili.

La domanda che il progetto intende soddisfare assume, così, una connotazione di tipo interno.

Ad oggi vi sono 2 risorse impegnate esclusivamente nelle attività di ricerca gare, analisi della natura della gara, valutazione della conformità della stessa rispetto alle specifiche dell’azienda e predisposizione della documentazione. Il risultato è un dispendio di risorse impegnate in un continuo aggiornamento tanto delle informazioni relativamente alle procedure di gara, tanto delle normative sui contratti. La capacità massima di ricezione, risposta e partecipazione alle gare d’appalto da parte delle Imprese della Rete è pari a un volume di 350 gare annue con un indice di successo pari all’85%. Nello specifico, nell’ultimo anno sono state svolte 200 gare in ambito scolastico e 150 in ambito corporate.

Un’analisi condotta da AES sulla presenza di gare “nascoste”, ovvero non pubblicate sulle principali piattaforme di ricerca, ha evidenziato solo una parziale copertura del mercato. Solo nell’ambito delle gare indette in ambito scolastico e solo sul territorio di Roma e Provincia, sono state rilevati 693 bandi.

La soluzione proposta è in grado di analizzare in maniera approfondita ed automatica il materiale presente sulle aree del web individuate come target, selezionando e tipizzando i dati necessari con le caratteristiche richieste dal sistema e archiviando ciascun bando nel database centrale.

Il risultato è una notevole contrazione dei tempi di ricerca e catalogazione delle informazioni. L’impiego del software riduce i tempi di lavoro rispetto a un’analisi di web-intelligence convenzionale, organizzando e rendendo interrogabili le informazioni non tipizzate all’origine. Il sistema, grazie a funzioni di alert settabili, può essere utilizzato efficacemente per azioni di monitoraggio costante dei siti/pagine web di interesse, mostrando, attraverso report standardizzati, eventuali modificazioni dell’assetto ipertestuale o strutturale del sito web piuttosto che gli ordinari aggiornamenti dei contenuti rilevanti (presenza di nuovi bandi, aggiornamenti dei bandi già presenti, cancellazione dei bandi). Un secondo risultato utile rispetto all’attività di analisi degli aggiornamenti è la contrazione dei tempi di verifica e la riduzione delle quantità di update non recepiti rispetto ai bandi noti.

Con la progettazione, implementazione e utilizzo del gestionale si prevede una massimizzazione di circa il 40% della partecipazione alle gare d’appalto e un incremento del 20% sull’indice di successo.

Inoltre, dalla realizzazione integrata del progetto si otterrà un impatto positivo su più fronti, come da tabella seguente.